COMUNICAZIONE CVRISK-IT – Questions & Answers

Struttura e gestione della campagna promozionale relativa allo studio CVRISK-IT

Premessa

L’attività di comunicazione connessa con il task 1.2 (WP 1) del progetto CVRISK-IT comprende tre ambiti di intervento, ciascuno con un diverso obiettivo:

1) Campagna di motivazione, attivata a partire da agosto 2024, rivolta ai soggetti in target per motivarli a partecipare allo studio.

1 bis) In una seconda fase, si dovrebbe anche attivare (previa verifica della fattibilità in base alle norme sulla privacy) un’attività di comunicazione volta a ridurre il drop-out dei soggetti arruolati.

2) Campagna di informazione sui dettagli dello studio CVRISK-IT e sulle modalità di partecipazione, da attivarsi dopo l’approvazione dei CE e la definizione dei dettagli.

3) Campagna di educazione/health-literacy per la awareness/sensibilizzazione alla prevenzione cardiovascolare della popolazione generale (giovani inclusi). Quest’ultima attività non è direttamente connessa allo studio e utilizzerà un multichannel communication system realizzato ad hoc previa definizione di una strategia validata science & data-driven.

Struttura e gestione della campagna promozionale CVRISK-IT

Come è strutturata la campagna informativa? Che tipo di flusso seguiranno le comunicazioni?

I contenuti sono prodotti a cura di NexT-H, secondo un piano editoriale approvato dalla Direzione del Project coordinator del WP 1 (PSD).

Il piano editoriale sarà condiviso con cadenza mensile con hub e spoke, che auspicabilmente potranno condividere e rilanciare i contenuti.

Quando è prevista l’attivazione della campagna?

La Campagna di motivazione all’arruolamento sarà attivata:

sui canali della Rete Cardiologica, a partire da agosto 2024;
sui canali creati ad hoc per CVRISK-IT, prevedibilmente, prima della Giornata Mondiale del Cuore (29 settembre)
via Ufficio Stampa di NexT-H, con comunicati stampa, rassegne stampa periodiche pubblicate sul website della Rete Cardiologica, e pushing diretto sui Media;
via partnership editoriali, in via di definizione, con agenzie e testate giornalistiche.

S’intende che i singoli IRCCS e spoke possono auspicabilmente amplificare/rilanciare le rassegne stampa, sentendosi liberi di creare attività stampa con i propri contatti locali.

Invece, le attività della Campagna di informazione sui dettagli dello studio e sulle modalità di arruolamento potranno partire solo dopo l’approvazione dei CE e la definizione dei dettagli dello studio CVRISK-IT. In particolare, l’approvazione del protocollo CVRISK-IT da parte del CET Lombardia 1 è pervenuta nella giornata di mercoledì 24 luglio.

Quando è prevista la release del sistema multicanale di comunicazione?

La realizzazione di un multichannel communication system è prevalentemente legata alla Campagna di educazione/health-literacy alla popolazione generale (punto 3 della premessa) e non è direttamente connessa allo studio. Dunque la sua calendarizzazione non influirà sull’agenda delle campagne legate allo studio.

Le attività propedeutiche della campagna educational sono comunque già iniziate, con la definizione di una strategia validata science & data-driven.

Quali canali di comunicazione saranno utilizzati?

Per quanto riguarda la Campagna di motivazione all’arruolamento, la disseminazione dei contenuti avverrà primariamente sui canali già disponibili (website della Rete Cardiologica, LinkedIn page della Rete) e su quelli in via di realizzazione (website dedicato di CVRISK-IT, pagine social al pubblico, newsletter ai soggetti che si sono registrati alla community di CVRISK-IT).

Auspicabilmente, alla disseminazione dovrebbero contribuire anche i canali web e social propri degli IRCCS hub e degli spoke partecipanti allo studio.

Per quanto riguarda la Campagna di informazione sulle modalità di arruolamento, sarà predisposta una landing page con i dettagli pratici relativi all’arruolamento, accessibile anche con QR code che sarà reso disponibile a tutti i Centri partecipanti.

Il layout di comunicazione sarà uguale per tutti?

I layout per i supporti di comunicazione dovrebbero essere auspicabilmente coordinati.

Il Project coordinator del WP 1 (PSD) fornirà ai centri partecipanti le linee guida, la procedura e i mockup (realizzati da NexT-H) per la produzione dei materiali.

Tutto il materiale di tutte le azioni legate a CVRISK-IT (incluse quelle locali dei singoli hub e spoke) deve essere allineato alle linee guida visual e alla procedura.

Ciascun hub e spoke dovrebbe anche attivare i propri canali social e dar corso ad altre iniziative hardware (pieghevoli, poster, totem, volontari, ecc) per il successo dell’arruolamento e per il corretto svolgimento delle procedure connesse a questa fase.

Campagna centro-specifica

Gli IRCCS partecipanti avranno autonomia decisionale riguardo la propria comunicazione interna?

Per quanto riguarda la frequenza e modalità di comunicazione di informazioni e dettagli relativi allo studio CVRISK-IT, ogni hub potrà agire in completa autonomia. Tuttavia, i contenuti di tali comunicazioni dovranno essere di volta in volta allineati e coerenti tra tutti gli IRCCS partecipanti, e rivisti da Next Health in qualità di consulente di progetto che si riferisce al Project coordinator (PSD) prima della pubblicazione.

Vi sono linee guida da seguire nella stesura di e-mail (per esempio al personale interno) utilizzando liste moderate?

Al momento non ci sono linee guida nella stesura e-mail, qualora ci fossero dubbi specifici a tal proposito vi invitiamo a contattare Next Health.

Come saranno realizzati i materiali per la comunicazione (es. volantini, totem, dépliant)?

Il progetto grafico dei format (poster e depliant) e i relativi contenuti saranno forniti dall’agenzia di comunicazione Next Health.

Per l’acquisto e distribuzione del materiale divulgativo, inclusa la messa in opera di totem in loco, si valuterà la procedura appropriata nei prossimi mesi.

Arruolamento dei soggetti partecipanti

Quale flusso per l’arruolamento dei soggetti partecipanti allo studio?

Si prospetta che i singoli hub e spoke agiscano similmente e in autonomia nell’arruolare i soggetti a partecipare.

Tramite diversi canali di comunicazione come quelli sopraelencati, i soggetti prenderanno appuntamento con la struttura per la visita basale.

È previsto un link o un QR code sul manifesto che rimanda al sito web?

Come specificato sopra, è previsto un QR code che rimanda alla landing page specifica sui dettagli pratici relativi all’arruolamento. Tale pagina sarà realizzata quando saranno definiti i dettagli del processo di arruolamento, incluso il consenso informato ecc.

Serve inserire dei contatti (telefonico o e-mail) sulle comunicazioni per la prenotazione dell’appuntamento per la visita basale?

I contatti del partecipante necessari al fine della prenotazione dell’appuntamento per la visita basale dovranno essere: numero telefonico/i e indirizzo/i e-mail.